Sterbeurkunde in Polen — wie man sie 2026 Schritt für Schritt erhält

Einander haltende Hände — Beistand in schweren Momenten der Formalitäten

Inhaltsverzeichnis

Einleitung

Wir verstehen, dass Sie einen der schwersten Momente in Ihrem Leben durchleben. Der Tod eines nahestehenden Menschen ist ein Schmerz, der sich kaum in Worte fassen lässt, und gleichzeitig treten zahlreiche Formalitäten auf, die unverzüglich erledigt werden müssen. Eine der ersten und wichtigsten Angelegenheiten ist die Erlangung einer Sterbeurkunde (akt zgonu) — eines Dokuments, ohne das weder die Bestattung organisiert, ein Antrag auf Bestattungsbeihilfe gestellt, ein Erbschaftsverfahren eingeleitet noch die behördlichen Angelegenheiten des Verstorbenen abgeschlossen werden können.

Viele Menschen verwechseln zwei verschiedene Dokumente: den Totenschein (karta zgonu — ärztliches Dokument) und die Sterbeurkunde (akt zgonu — amtliches Dokument des Standesamts). In diesem Artikel erklären wir Schritt für Schritt, wie Sie eine Sterbeurkunde in Polen im Jahr 2026 erhalten: worin sich diese Dokumente unterscheiden, welche Unterlagen Sie zum Standesamt mitbringen müssen, welche Fristen und Gebühren gelten und was in besonderen Situationen zu tun ist — etwa wenn der Todesfall im Ausland eingetreten ist oder wenn ein Fehler im Dokument berichtigt werden muss.

Dieser Ratgeber richtet sich an alle, die nach dem Tod eines Angehörigen Formalitäten erledigen müssen. Wir haben ihn in verständlicher Sprache verfasst, ohne juristischen Fachjargon, damit Sie sich auf das Wichtigste konzentrieren können — bei Ihrer Familie zu sein. Neben den behördlichen Formalitäten lohnt es sich auch, an ein bleibendes Andenken für Ihren geliebten Menschen zu denken — immer mehr Familien in Polen entscheiden sich für einen digitalen Gedenkort, der Fotos, Erinnerungen und Lebensgeschichte an einem online zugänglichen Ort vereint.

Wenn Sie gerade erst mit der Organisation der Bestattung beginnen und eine vollständige Liste aller Formalitäten suchen, empfehlen wir Ihnen den Artikel Formalitäten nach einem Todesfall — vollständige Dokumentenliste.

Totenschein und Sterbeurkunde — der entscheidende Unterschied

Der Totenschein (karta zgonu) und die Sterbeurkunde (akt zgonu) sind zwei völlig verschiedene Dokumente, die häufig verwechselt werden. Der Totenschein ist ein ärztliches Dokument, das vom Arzt ausgestellt wird, während die Sterbeurkunde ein amtliches Dokument ist, das vom Standesamt (Urząd Stanu Cywilnego, USC) erstellt wird. Um eine Sterbeurkunde zu erhalten, benötigt man zunächst den Totenschein — er bildet die Grundlage für die Registrierung.

Totenschein (karta zgonu) — das medizinische Dokument

Den Totenschein stellt der Arzt aus, der den Tod festgestellt hat. Es handelt sich um ein medizinisches Dokument, das die Tatsache des Todes sowie die Todesursache bestätigt. Ohne den Totenschein kann weder der Todesfall beim Standesamt gemeldet noch die Bestattung organisiert werden.

Wer stellt den Totenschein aus:

  • Behandelnder Arzt — wenn der Tod im Krankenhaus, Hospiz oder einer anderen medizinischen Einrichtung eingetreten ist.
  • Hausarzt (lekarz POZ) — wenn der Tod zu Hause eingetreten ist und der Verstorbene Patient der jeweiligen Arztpraxis war.
  • Notarzt (pogotowie ratunkowe) — wenn ein Notarzt zur sterbenden oder verstorbenen Person gerufen wurde.
  • Gerichtsmediziner (koroner/biegły sądowy) — bei Verdacht auf einen nicht natürlichen Tod, Suizid oder Unfall.

Wichtig: Der Totenschein besteht aus zwei Teilen. Den für das Standesamt bestimmten Teil nimmt die Familie (oder das Bestattungsunternehmen) mit, während der statistische Teil an das Statistikamt geht. Bei der Entgegennahme des Totenscheins sollten Sie die Richtigkeit aller Angaben überprüfen — Vorname, Nachname, Geburtsdatum und Todesdatum. Fehler im Totenschein werden auf die Sterbeurkunde übertragen.

Sterbeurkunde (akt zgonu) — das amtliche Dokument

Die Sterbeurkunde ist ein Eintrag im Personenstandsregister, der vom Leiter des Standesamts (kierownik USC) auf Grundlage des Totenscheins und weiterer Unterlagen vorgenommen wird. Es handelt sich um ein offizielles staatliches Dokument, das erforderlich ist für:

  • die Organisation der Bestattung (der Friedhof verlangt eine Ausfertigung der Sterbeurkunde),
  • die Antragstellung auf Bestattungsbeihilfe bei der ZUS,
  • die Einleitung eines Erbschaftsverfahrens,
  • die Schließung der Bankkonten des Verstorbenen,
  • die Abmeldung von der Krankenversicherung,
  • die Umschreibung von Verträgen (Wohnung, Versorgungsleistungen, Fahrzeug).

Vergleich: Totenschein vs. Sterbeurkunde

Merkmal Totenschein (karta zgonu) Sterbeurkunde (akt zgonu)
Ausgestellt von Arzt Leiter des Standesamts
Art des Dokuments Medizinisches Dokument Amtliches Dokument
Ausstellungsgrundlage Ärztliche Untersuchung Totenschein + Identitätsnachweis
Enthält Todesursache Ja (ausführlich) Nein
Für Registrierung beim Standesamt erforderlich Ja — (ist das Ergebnis der Registrierung)
Für die Bestattungsorganisation erforderlich Indirekt (über die Sterbeurkunde) Ja (unmittelbar)
Für ZUS, Bank, Gericht erforderlich Nein Ja
Gebühr Gebührenfrei Erste Ausfertigung gebührenfrei

Das Verständnis dieses Unterschieds ist entscheidend, da Sie in den verschiedenen Phasen der Formalitäten unterschiedliche Dokumente benötigen. Der Totenschein wird für die Registrierung des Todesfalls benötigt, die Sterbeurkunde hingegen für alle weiteren behördlichen Angelegenheiten.

Wie man die Sterbeurkunde Schritt für Schritt erhält

Um eine Sterbeurkunde zu erhalten, muss der Todesfall innerhalb von 3 Tagen nach Ausstellung des Totenscheins beim Standesamt gemeldet werden. Das Verfahren erfordert einen persönlichen Besuch mit allen erforderlichen Unterlagen und dauert in der Regel 30 Minuten bis 1 Stunde. Die erste Kurzausfertigung der Sterbeurkunde wird gebührenfrei ausgestellt.

Schritt 1: Totenschein vom Arzt erhalten

Nach der Feststellung des Todes stellt der Arzt den Totenschein (karta zgonu) aus. Je nach den Umständen:

  • Tod im Krankenhaus — den Totenschein stellt der behandelnde Arzt oder der diensthabende Arzt aus. Die Familie holt ihn im Sekretariat der Station ab.
  • Tod zu Hause — es muss der Hausarzt (während der Sprechzeiten) oder der Notarzt (außerhalb der Sprechzeiten) gerufen werden. Der Arzt stellt den Tod fest und erstellt den Totenschein.
  • Tod durch Unfall oder unter nicht natürlichen Umständen — der Leichnam wird an das gerichtsmedizinische Institut überführt; der Totenschein wird vom Gerichtsmediziner nach Durchführung der Obduktion ausgestellt.

Wichtig: Der Totenschein ist gebührenfrei. Sollte jemand eine Gebühr dafür verlangen, ist dies rechtswidrig.

Schritt 2: Unterlagen zusammenstellen

Vor dem Besuch beim Standesamt sollten Sie folgende Unterlagen zusammenstellen (vollständige Liste unten im Abschnitt Erforderliche Unterlagen):

  • den Totenschein (für das Standesamt bestimmter Teil),
  • den Identitätsnachweis des Verstorbenen (Personalausweis oder Reisepass),
  • Ihren eigenen Identitätsnachweis (als meldende Person).

Schritt 3: Besuch beim Standesamt

Der Todesfall wird beim Standesamt registriert, das für den Ort des Todes zuständig ist — nicht für den Wohnort des Verstorbenen oder der meldenden Person. Wenn der Tod in einem Krankenhaus in einer anderen Stadt als dem Wohnort eingetreten ist, müssen Sie sich an das Standesamt in der Stadt wenden, in der sich das Krankenhaus befindet.

Ablauf im Standesamt:

  1. Den Totenschein dem Sachbearbeiter übergeben.
  2. Den Identitätsnachweis des Verstorbenen vorlegen (dieser wird einbehalten und entwertet).
  3. Den eigenen Identitätsnachweis vorzeigen.
  4. Das Protokoll der Todesmeldung unterschreiben.
  5. Die Kurzausfertigung der Sterbeurkunde entgegennehmen (erstes Exemplar gebührenfrei).

Das gesamte Verfahren im Standesamt dauert in der Regel 30–60 Minuten, abhängig von der Auslastung der Behörde. In größeren Städten empfiehlt es sich, vorab telefonisch oder über ein Warteschlangensystem einen Termin zu reservieren.

Schritt 4: Zusätzliche Ausfertigungen bestellen

Eine einzelne Ausfertigung der Sterbeurkunde reicht in der Regel nicht aus. Sie werden sie bei mehreren Institutionen gleichzeitig benötigen: bei der ZUS (Sozialversicherungsanstalt), der Bank, dem Nachlassgericht, dem Arbeitgeber des Verstorbenen, der Wohnungsgenossenschaft. Deshalb empfiehlt es sich, sofort mindestens 3 Kurzausfertigungen der Sterbeurkunde zu bestellen. Jede zusätzliche Ausfertigung kostet 22 zł.

Wer kann den Todesfall beim Standesamt melden

Gemäß dem Personenstandsgesetz (Prawo o aktach stanu cywilnego) kann der Todesfall gemeldet werden von:

  • dem Ehepartner des Verstorbenen,
  • Abkömmlingen (Kinder, Enkel),
  • Vorfahren (Eltern, Großeltern),
  • Seitenverwandten bis zum 4. Verwandtschaftsgrad,
  • Verschwägerten in gerader Linie bis zum 1. Grad,
  • einer zur Bestattung berechtigten Stelle (z. B. ein im Auftrag der Familie handelndes Bestattungsunternehmen),
  • dem Krankenhaus oder einer anderen Einrichtung, in der der Tod eingetreten ist.

In der Praxis meldet am häufigsten der Ehepartner, ein Kind oder ein Elternteil des Verstorbenen den Todesfall. Das Bestattungsunternehmen (zakład pogrzebowy) kann den Todesfall im Namen der Familie auf Grundlage einer Vollmacht melden — viele Unternehmen bieten diesen Service im Rahmen einer umfassenden Bestattungsorganisation an.

Erforderliche Unterlagen — vollständige Liste

Für die Registrierung des Todesfalls beim Standesamt werden benötigt: der Totenschein (Teil für das Standesamt), der Identitätsnachweis des Verstorbenen, der Identitätsnachweis der meldenden Person und — je nach Situation — zusätzliche Dokumente. Das Fehlen eines der Dokumente kann das Verfahren verzögern, daher empfiehlt es sich, alle Unterlagen vor dem Besuch zusammenzustellen.

Pflichtdokumente

Dokument Hinweise
Totenschein — Teil für das Standesamt (karta zgonu) Vom Arzt ausgestellt; Original — keine Kopie
Personalausweis des Verstorbenen (dowód osobisty) Wird einbehalten und vom Standesamt entwertet
Personalausweis der meldenden Person Zur Vorlage — wird nicht einbehalten

Zusätzliche Dokumente (je nach Situation)

Dokument Wann erforderlich
Reisepass des Verstorbenen (paszport) Wenn der Verstorbene keinen Personalausweis besaß
Wehrdienstbuch (książeczka wojskowa) Wenn der Verstorbene ein Mann im wehrpflichtigen Alter oder Soldat war
Heiratsurkunde (akt małżeństwa) Wenn der Ehepartner den Todesfall meldet und das Standesamt keinen elektronischen Zugriff darauf hat
Vollmacht (pełnomocnictwo) Wenn ein Bestattungsunternehmen oder eine andere bevollmächtigte Person den Todesfall meldet
Beschluss der Staatsanwaltschaft (postanowienie prokuratury) Wenn der Leichnam nach einer gerichtsmedizinischen Obduktion freigegeben wurde

Was geschieht mit dem Personalausweis des Verstorbenen

Der Personalausweis (dowód osobisty) des Verstorbenen wird vom Standesamt einbehalten und entwertet. Dies ist gesetzlich vorgeschrieben — ein entwertetes Identitätsdokument verhindert Missbrauch (z. B. betrügerische Kreditaufnahme). Wenn der Verstorbene einen Reisepass besaß, muss dieser bei der Passbehörde (Woiwodschaftsamt oder Konsulat) zurückgegeben werden.

Praktische Hinweise:

  • Vor dem Besuch beim Standesamt eine Kopie des Personalausweises des Verstorbenen anfertigen — die Kopie kann bei Bank- oder Erbschaftsangelegenheiten nützlich sein.
  • Wenn der Personalausweis verloren gegangen ist — diesen Umstand beim Standesamt melden; die Registrierung des Todesfalls ist auf Grundlage anderer Identitätsnachweise oder einer eidesstattlichen Erklärung weiterhin möglich.

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Fristen, Gebühren und Ausfertigungen

Der Todesfall muss innerhalb von 3 Tagen nach Ausstellung des Totenscheins beim Standesamt gemeldet werden (oder innerhalb von 24 Stunden bei einer meldepflichtigen Infektionskrankheit). Die erste Kurzausfertigung der Sterbeurkunde ist gebührenfrei, jede weitere kostet 22 zł. Die Sterbeurkunde wird in der Regel am Tag der Meldung erstellt.

Fristen für die Meldung des Todesfalls

Das polnische Recht sieht strenge Fristen für die Meldung eines Todesfalls beim Standesamt vor:

Situation Meldefrist
Tod aus natürlicher Ursache 3 Tage nach Ausstellung des Totenscheins
Tod infolge einer meldepflichtigen Infektionskrankheit 24 Stunden nach Ausstellung des Totenscheins
Todesfall im Ausland (polnischer Staatsbürger) Registrierung im Aufenthaltsland gemäß den dortigen Vorschriften

Was geschieht nach Ablauf der Frist? Die Registrierung des Todesfalls ist weiterhin möglich — das Standesamt wird die Meldung nicht ablehnen. Allerdings kann die Verspätung zusätzliche Erklärungen erfordern und die Organisation der Bestattung erschweren, da Friedhöfe und Bestattungsunternehmen eine Ausfertigung der Sterbeurkunde verlangen.

Gebühren

Leistung Gebühr
Registrierung des Todesfalls und erste Kurzausfertigung 0 zł (gebührenfrei)
Zusätzliche Kurzausfertigung der Sterbeurkunde (odpis skrócony) 22 zł
Vollständige Ausfertigung der Sterbeurkunde (odpis zupełny) 33 zł
Mehrsprachige Ausfertigung (für die Verwendung im Ausland) 22 zł
Berichtigung eines Fehlers in der Sterbeurkunde 39 zł

Wie viele Ausfertigungen werden benötigt? In der Praxis empfiehlt es sich, mindestens 3 Kurzausfertigungen zu bestellen:

  1. Für die ZUS — zum Antrag auf Bestattungsbeihilfe.
  2. Für die Bank — zur Schließung oder Sperrung der Konten des Verstorbenen.
  3. Für das Gericht / den Notar — für das Erbschaftsverfahren.

Bei einer größeren Anzahl von Institutionen (Arbeitgeber, Wohnungsgenossenschaft, Versicherung) empfiehlt es sich, 4–5 Ausfertigungen zu bestellen. Die Kosten für zusätzliche Ausfertigungen sind eine Investition, die Ihnen weitere Behördengänge erspart.

Kurzausfertigung und vollständige Ausfertigung

  • Kurzausfertigung (odpis skrócony, 22 zł) — enthält die wichtigsten Daten: Vor- und Nachname des Verstorbenen, Todes- und Geburtsort, Geburtsdatum, Elternnamen. In den meisten Situationen ausreichend (ZUS, Bank, Nachlassgericht).
  • Vollständige Ausfertigung (odpis zupełny, 33 zł) — enthält den gesamten Inhalt der Sterbeurkunde einschließlich aller Zusatzvermerke und Anmerkungen. Seltener benötigt — vor allem in gerichtlichen Angelegenheiten oder wenn die Urkunde Berichtigungen enthielt.

Mehrsprachige Ausfertigung der Sterbeurkunde

Wenn eine Ausfertigung der Sterbeurkunde für Angelegenheiten im Ausland benötigt wird (z. B. Versicherung, Erbschaft in einem anderen Land), kann eine mehrsprachige Ausfertigung gemäß der Wiener Konvention bestellt werden. Eine solche Ausfertigung erfordert keine beglaubigte Übersetzung und wird in den Vertragsstaaten der Konvention (die meisten europäischen Länder) anerkannt. Gebühr: 22 zł.

Besondere Situationen — Todesfall im Ausland, ePUAP, Fehler im Dokument

Nicht immer verläuft das Verfahren zur Erlangung einer Sterbeurkunde nach dem Standardablauf. Bei einem Todesfall im Ausland, der Notwendigkeit einer Online-Bestellung einer Ausfertigung oder der Entdeckung eines Fehlers im Dokument gelten gesonderte Regelungen. Im Folgenden beschreiben wir die wichtigsten Situationen.

Todesfall im Ausland — Registrierung in Polen

Wenn ein polnischer Staatsbürger im Ausland verstorben ist, gestaltet sich das Verfahren komplexer, ist aber vollständig durchführbar:

  1. Registrierung im Land des Todesfalls — der Todesfall muss gemäß dem örtlichen Recht registriert werden. Die Familie oder das polnische Konsulat beschafft die ausländische Sterbeurkunde.
  2. Legalisierung des Dokuments — die ausländische Sterbeurkunde muss mit einer Apostille versehen werden (wenn das Land Vertragsstaat des Haager Übereinkommens von 1961 ist) oder eine konsularische Legalisierung durchlaufen.
  3. Beglaubigte Übersetzung — das Dokument muss von einem vereidigten Übersetzer (tłumacz przysięgły), der in der Liste des polnischen Justizministeriums eingetragen ist, ins Polnische übersetzt werden.
  4. Transkription in das polnische Register — die Familie stellt einen Antrag auf Transkription (Eintragung) der ausländischen Sterbeurkunde in das polnische Personenstandsregister. Der Antrag kann bei jedem Standesamt in Polen oder über den Konsul eingereicht werden.

Kosten der Transkription: 50 zł. Bearbeitungszeit: in der Regel bis zu 7 Werktage.

Konsularische Unterstützung: Das polnische Konsulat im Land des Todesfalls kann bei der Beschaffung der Dokumente, der Koordination mit den örtlichen Behörden und — falls sich die Familie für eine Überführung des Leichnams entscheidet — bei der Organisation des Transports helfen.

Bestellung einer Ausfertigung der Sterbeurkunde über ePUAP

Wenn die Registrierung des Todesfalls bereits erfolgt ist und Sie eine zusätzliche Ausfertigung benötigen, ist kein persönlicher Besuch beim Standesamt erforderlich. Eine Ausfertigung der Sterbeurkunde kann elektronisch bestellt werden:

  1. Auf der Plattform ePUAP (epuap.gov.pl) mit dem vertrauenswürdigen Profil (Profil Zaufany) anmelden.
  2. Den Dienst „Wydanie odpisu aktu stanu cywilnego" (Ausstellung einer Ausfertigung der Personenstandsurkunde) suchen.
  3. Die Art der Ausfertigung wählen (Kurz-, Voll- oder Mehrsprachausfertigung).
  4. Die Daten des Verstorbenen und das Standesamt angeben, bei dem die Urkunde registriert ist.
  5. Die Zustellungsart wählen: per Post an die Wohnadresse oder an ein gewähltes Standesamt zur persönlichen Abholung.
  6. Die Gebühr entrichten (22 zł für eine Kurzausfertigung, 33 zł für eine vollständige Ausfertigung).

Bearbeitungszeit: in der Regel 7–10 Werktage. Dies ist eine praktische Option, wenn Sie zusätzliche Ausfertigungen einige Zeit nach der Registrierung des Todesfalls benötigen.

Berichtigung eines Fehlers in der Sterbeurkunde

Wenn sich in der Sterbeurkunde ein Fehler befindet (falscher Vorname, Nachname, Geburtsdatum oder Todesdatum), kann dieser korrigiert werden:

  • Offensichtlicher Fehler (Tippfehler, vertauschte Ziffern) — die Berichtigung wird vom Leiter des Standesamts auf Antrag der Familie vorgenommen. Gebühr: 39 zł. Dauer: in der Regel bis zu 14 Tage.
  • Inhaltlicher Fehler (falsches Todesdatum, Namensänderung) — erfordert ein gerichtliches Verfahren. Antrag beim Amtsgericht (sąd rejonowy), das für das Standesamt zuständig ist, bei dem die Urkunde erstellt wurde.

Um eine Berichtigung zu vermeiden, sollten Sie den Totenschein des Arztes sorgfältig prüfen — Fehler im Totenschein werden auf die Sterbeurkunde übertragen.

Verlust der Sterbeurkunde — wie man ein Duplikat erhält

Wenn eine Ausfertigung der Sterbeurkunde verloren gegangen oder beschädigt worden ist, kann jederzeit eine neue Ausfertigung bestellt werden. Die Sterbeurkunde wird im Personenstandsregister auf unbestimmte Zeit aufbewahrt. Eine neue Ausfertigung kann erhalten werden:

  • persönlich bei jedem Standesamt in Polen (es muss nicht das Standesamt sein, bei dem die Urkunde erstellt wurde),
  • elektronisch über ePUAP (wie oben beschrieben),
  • per Post — durch Zusendung eines Antrags an das Standesamt, bei dem die Urkunde registriert ist.

Gebühr: 22 zł (Kurzausfertigung) oder 33 zł (vollständige Ausfertigung).

Die Rolle des Bestattungsunternehmens bei den Formalitäten

Viele Bestattungsunternehmen (zakłady pogrzebowe) in Polen bieten Unterstützung bei der Erlangung der Sterbeurkunde als Teil einer umfassenden Bestattungsorganisation an. Das Bestattungsunternehmen kann:

  • den Totenschein vom Arzt oder aus dem Krankenhaus abholen,
  • den Todesfall im Namen der Familie beim Standesamt melden (auf Grundlage einer Vollmacht),
  • Ausfertigungen der Sterbeurkunde abholen,
  • die Formalitäten beim Friedhof erledigen.

Dies ist eine praktische Option, insbesondere wenn die Familie sich in tiefer Trauer befindet und keine Kraft hat, selbständig von Behörde zu Behörde zu gehen. Einen ausführlichen Leitfaden zur Organisation der Bestattung — von den ersten Schritten bis zur Zeremonie — finden Sie im Artikel Organisation der Bestattung Schritt für Schritt.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen einem Totenschein und einer Sterbeurkunde?

Der Totenschein (karta zgonu) ist ein medizinisches Dokument, das vom Arzt ausgestellt wird, der den Tod festgestellt hat — er bestätigt die Tatsache und die Ursache des Todes. Die Sterbeurkunde (akt zgonu) ist ein amtliches Dokument, das vom Standesamt (Urząd Stanu Cywilnego) auf Grundlage des Totenscheins erstellt wird — sie stellt den offiziellen Eintrag im Personenstandsregister dar und ist für die Organisation der Bestattung, Erbschaftsangelegenheiten und Behördengänge unverzichtbar. Ohne den Totenschein kann keine Sterbeurkunde ausgestellt werden; ohne die Sterbeurkunde können keine weiteren rechtlichen Formalitäten eingeleitet werden.

Wie viel Zeit hat man, um den Todesfall beim Standesamt zu melden?

Der Todesfall muss innerhalb von 3 Tagen nach Ausstellung des Totenscheins (karta zgonu) beim Standesamt gemeldet werden. Bei Tod infolge einer meldepflichtigen Infektionskrankheit verkürzt sich diese Frist auf 24 Stunden. Nach Ablauf der Frist ist die Registrierung weiterhin möglich, kann jedoch zusätzliche Erklärungen erfordern. Es empfiehlt sich, nicht zu zögern — die Sterbeurkunde wird für die Organisation der Bestattung benötigt.

Wie viel kostet eine Sterbeurkunde?

Die erste Kurzausfertigung der Sterbeurkunde (odpis skrócony), die direkt bei der Registrierung ausgestellt wird, ist gebührenfrei. Jede weitere Kurzausfertigung kostet 22 zł, eine vollständige Ausfertigung (odpis zupełny) 33 zł. Eine mehrsprachige Ausfertigung (für die Verwendung im Ausland) kostet 22 zł. Es empfiehlt sich, gleich mindestens 3 Ausfertigungen zu bestellen, da sie für den Antrag auf Bestattungsbeihilfe bei der ZUS, bei der Bank und im Erbschaftsverfahren benötigt werden.

Kann man eine Sterbeurkunde online beantragen?

Die Registrierung des Todesfalls selbst kann nicht vollständig online durchgeführt werden — sie erfordert einen persönlichen Besuch beim Standesamt oder die Meldung durch eine bevollmächtigte Stelle (z. B. ein Bestattungsunternehmen). Eine Ausfertigung der Sterbeurkunde kann jedoch elektronisch über die Plattform ePUAP (Profil Zaufany) bestellt werden. Die Ausfertigung wird per Post an die Wohnadresse zugestellt oder kann beim gewählten Standesamt persönlich abgeholt werden. Bearbeitungszeit: 7–10 Werktage.

Zusammenfassung

  • Totenschein (karta zgonu, vom Arzt) und Sterbeurkunde (akt zgonu, vom Standesamt) sind zwei verschiedene Dokumente — der Totenschein bildet die Grundlage für die Erstellung der Sterbeurkunde.
  • Meldefrist: 3 Tage nach Ausstellung des Totenscheins (24 Stunden bei meldepflichtiger Infektionskrankheit).
  • Wo melden: beim Standesamt, das für den Ort des Todes zuständig ist (nicht den Wohnort).
  • Erforderliche Unterlagen: Totenschein, Personalausweis des Verstorbenen, Personalausweis der meldenden Person.
  • Erste Kurzausfertigung der Sterbeurkunde ist gebührenfrei; jede weitere — 22 zł.
  • Mindestens 3 Ausfertigungen bestellen — für die ZUS, die Bank und das Nachlassgericht.
  • Zusätzliche Ausfertigungen können online über ePUAP (Profil Zaufany) bestellt werden.
  • Todesfall im Ausland: Registrierung im Land des Todesfalls, Legalisierung (Apostille), beglaubigte Übersetzung, Transkription beim polnischen Standesamt (50 zł).
  • Bestattungsunternehmen können bei den Formalitäten auf Grundlage einer Vollmacht unterstützen.
  • Der Personalausweis des Verstorbenen wird einbehalten und entwertet — vorher eine Kopie anfertigen.
  • Informationen aktuell Stand März 2026.

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