Зміст
- Вступ
- Карта смерті та акт про смерть — ключова різниця
- Як отримати акт про смерть крок за кроком
- Необхідні документи — повний перелік
- Терміни, оплати та витяги
- Особливі ситуації — смерть за кордоном, ePUAP, помилки в документі
- Часті питання
- Підсумок
- Корисні посилання
Вступ
Ми розуміємо, що Ви переживаєте один з найважчих моментів у житті. Смерть близької людини — це біль, який важко передати словами, а водночас виникає безліч формальних справ, що потребують негайного вирішення. Однією з перших і найважливіших справ є отримання акту про смерть (akt zgonu) — документа, без якого неможливо організувати похорон, подати заяву про похоронну допомогу (zasiłek pogrzebowy), розпочати спадкову справу та закрити офіційні справи померлого.
Багато людей плутають два різні документи: карту смерті (karta zgonu — медичний документ від лікаря) та акт про смерть (akt zgonu — офіційний документ з Управління цивільних актів, USC). У цій статті ми крок за кроком пояснюємо, як отримати акт про смерть у Польщі в 2026 році: чим відрізняються ці документи, які папери взяти з собою до управління, які діють терміни та оплати, а також що робити в особливих ситуаціях — коли смерть настала за кордоном або коли потрібно виправити помилку в документі.
Цей посібник призначений для кожної особи, якій потрібно залагодити формальності після смерті близької людини. Ми писали його зрозумілою мовою, без юридичного жаргону, щоб Ви могли зосередитися на тому, що найважливіше — бути поруч із рідними. Окрім уредових формальностей, варто подумати також про тривке вшанування памʼяті близької людини — дедалі більше родин у Польщі створюють цифровий меморіал, що дозволяє зберегти фотографії, спогади та історію життя в одному доступному онлайн-місці.
Якщо Ви тільки починаєте організацію похорону та шукаєте повний перелік формальностей, рекомендуємо ознайомитися зі статтею «Формальності після смерті — повний список документів».
Карта смерті та акт про смерть — ключова різниця
Карта смерті (karta zgonu) й акт про смерть (akt zgonu) — це два зовсім різні документи, хоча їх часто плутають. Карта смерті — це медичний документ, виданий лікарем, натомість акт про смерть — офіційний документ, складений Управлінням цивільних актів (USC). Щоб отримати акт про смерть, спочатку потрібна карта смерті — саме вона є підставою для реєстрації.
Карта смерті — медичний документ
Карту смерті (karta zgonu) видає лікар, який засвідчив смерть. Це медичний документ, що підтверджує факт і причину смерті. Без карти смерті неможливо повідомити про смерть в USC та організувати поховання.
Хто видає карту смерті:
- Лікуючий лікар — якщо смерть настала в лікарні, хоспісі або іншому медичному закладі.
- Лікар первинної медичної допомоги (POZ) — якщо смерть настала вдома і померлий був пацієнтом відповідної поліклініки.
- Лікар швидкої допомоги — якщо виклик був до помираючої або померлої особи.
- Коронер або судовий експерт — у разі підозри на неприродну смерть, самогубство або нещасний випадок.
Важливо: карта смерті (karta zgonu) складається з двох частин. Частину, призначену для USC, забирає родина (або похоронна фірма), натомість статистична частина надсилається до статистичного управління. При отриманні карти смерті слід перевірити правильність усіх даних — імʼя, прізвище, дата народження та дата смерті. Помилки в карті смерті перенесуться до акту про смерть.
Акт про смерть — офіційний документ
Акт про смерть (akt zgonu) — це запис у реєстрі цивільних актів, здійснений керівником Управління цивільних актів (USC) на підставі карти смерті та інших документів. Це офіційний державний документ, необхідний для:
- організації похорону (цвинтар вимагає витягу з акту про смерть),
- подання заяви про похоронну допомогу від ZUS,
- розпочинання спадкової справи,
- закриття банківських рахунків померлого,
- зняття з медичного страхування,
- переоформлення договорів (житло, комунальні послуги, автомобіль).
Порівняння: карта смерті та акт про смерть
| Характеристика | Карта смерті (karta zgonu) | Акт про смерть (akt zgonu) |
|---|---|---|
| Хто видає | Лікар | Керівник USC |
| Характер | Медичний документ | Офіційний документ |
| Підстава видання | Медичний огляд | Карта смерті + документи |
| Містить причину смерті | Так (детально) | Ні |
| Потрібна для реєстрації в USC | Так | — (є результатом реєстрації) |
| Потрібна для організації похорону | Опосередковано (через акт) | Так (безпосередньо) |
| Потрібна для ZUS, банку, суду | Ні | Так |
| Вартість | Безоплатна | Перший витяг безоплатний |
Розуміння цієї різниці є ключовим, оскільки на різних етапах формальностей Вам знадобляться різні документи. Карта смерті потрібна для реєстрації смерті, натомість акт про смерть — для всіх подальших офіційних справ.
Як отримати акт про смерть крок за кроком
Щоб отримати акт про смерть, необхідно повідомити про смерть в Управлінні цивільних актів (USC) протягом 3 днів від видання карти смерті. Процедура вимагає особистого візиту з повним комплектом документів і зазвичай займає від 30 хвилин до 1 години. Перший скорочений витяг з акту про смерть видається безоплатно.
Крок 1: Отримання карти смерті від лікаря
Після засвідчення смерті лікар видає карту смерті (karta zgonu). Залежно від обставин:
- Смерть у лікарні — карту смерті видає лікуючий або черговий лікар. Родина отримує її в секретаріаті відділення.
- Смерть удома — необхідно викликати лікаря POZ (у робочі години поліклініки) або швидку допомогу (поза робочими годинами). Лікар засвідчує смерть і видає карту.
- Смерть внаслідок нещасного випадку або за нез'ясованих обставин — тіло передається до закладу судової медицини; карту смерті видає експерт після проведення розтину.
Важливо: карта смерті є безоплатною. Якщо будь-хто вимагає за неї оплату — це незаконно.
Крок 2: Збір документів
Перед візитом до USC слід зібрати такі документи (повний перелік нижче, у розділі Необхідні документи):
- карту смерті (частину, призначену для USC),
- документ, що посвідчує особу померлого (dowód osobisty або паспорт),
- власний документ, що посвідчує особу (особи, яка повідомляє про смерть).
Крок 3: Візит до Управління цивільних актів (USC)
Смерть реєструється в Управлінні цивільних актів за місцем смерті (urząd stanu cywilnego) — не за місцем проживання померлого чи особи, яка повідомляє. Якщо смерть настала в лікарні в іншому місті, ніж місце проживання, необхідно звернутися до USC в місті, де розташована лікарня.
Порядок дій в управлінні:
- Передати карту смерті (karta zgonu) працівнику управління.
- Передати документ, що посвідчує особу померлого (dowód osobisty — буде затриманий та анульований).
- Показати власний документ, що посвідчує особу.
- Підписати протокол повідомлення про смерть.
- Отримати скорочений витяг з акту про смерть (перший примірник безоплатний).
Уся процедура в USC зазвичай займає 30–60 хвилин, залежно від завантаженості управління. У великих містах варто розглянути попередній запис на візит телефоном або через систему черг.
Крок 4: Замовлення додаткових витягів
Одного витягу з акту про смерть зазвичай не вистачає. Вам знадобиться він у кількох установах одночасно: у ZUS, банку, суді у спадковій справі, у роботодавця померлого, у житловому кооперативі. Тому варто одразу замовити щонайменше 3 скорочені витяги з акту про смерть. Кожен додатковий витяг коштує 22 zł.
Хто може повідомити про смерть в USC
Відповідно до Закону про акти цивільного стану (Prawo o aktach stanu cywilnego), про смерть може повідомити:
- подружжя померлого,
- низхідні родичі (діти, онуки),
- висхідні родичі (батьки, дідусі та бабусі),
- бічні родичі до 4-го ступеня споріднення,
- свояки по прямій лінії до 1-го ступеня,
- субʼєкт, уповноважений на поховання (наприклад, похоронна фірма, що діє за дорученням родини),
- лікарня або інший заклад, де настала смерть.
На практиці найчастіше про смерть повідомляє подружжя, дитина або батько/мати померлого. Похоронна фірма (zakład pogrzebowy) може повідомити про смерть від імені родини на підставі уповноваження — багато фірм пропонують цю послугу в рамках комплексної організації похорону.
Необхідні документи — повний перелік
Для реєстрації смерті в USC необхідні: карта смерті (частина для USC), документ, що посвідчує особу померлого, документ, що посвідчує особу заявника, та — залежно від ситуації — додаткові документи. Відсутність будь-якого з документів може затримати процедуру, тому варто підготувати повний комплект перед візитом.
Обовʼязкові документи
| Документ | Примітки |
|---|---|
| Карта смерті (karta zgonu — частина для USC) | Видана лікарем; оригінал — не ксерокопія |
| Посвідчення особи померлого (dowód osobisty) | Буде затримане та анульоване USC |
| Посвідчення особи заявника (dowód osobisty) | Для показу — не буде затримане |
Додаткові документи (залежно від ситуації)
| Документ | Коли потрібен |
|---|---|
| Паспорт померлого | Якщо померлий не мав dowód osobisty |
| Військовий квиток (książeczka wojskowa) | Якщо померлий був чоловіком призовного віку або військовослужбовцем |
| Свідоцтво про шлюб (akt małżeństwa) | Якщо про смерть повідомляє подружжя і USC не має електронного доступу до акту |
| Довіреність (pełnomocnictwo) | Якщо про смерть повідомляє похоронна фірма або інша уповноважена особа |
| Постанова прокуратури | Якщо тіло було передане після судово-медичної секції |
Що відбувається з посвідченням особи померлого
Посвідчення особи померлого (dowód osobisty) затримується USC та анулюється. Це вимога закону — анульований документ, що посвідчує особу, запобігає зловживанням (наприклад, шахрайству з кредитами). Якщо померлий мав паспорт, його слід повернути до паспортного органу (управління воєводи або консулат).
Практичні поради:
- Перед візитом до USC зробити ксерокопію dowód osobisty померлого — копія може знадобитися для банківських або спадкових справ.
- Якщо dowód osobisty загублено — повідомити про це в USC; реєстрація смерті все одно можлива на підставі інших документів або заяви.
Чи знаєте Ви? Між одним документом та іншим варто подумати про щось тривке. На Kinmory можна створити сторінку памʼяті з фотографіями та спогадами про близьку людину.
Терміни, оплати та витяги
Про смерть необхідно повідомити в USC протягом 3 днів від видання карти смерті (karta zgonu), або протягом 24 годин у разі інфекційної хвороби. Перший скорочений витяг з акту про смерть є безоплатним, кожен наступний коштує 22 zł. Акт про смерть складається зазвичай у день повідомлення.
Терміни повідомлення про смерть
Польське законодавство чітко визначає терміни повідомлення про смерть в управлінні:
| Ситуація | Термін повідомлення |
|---|---|
| Смерть з природних причин | 3 дні від видання карти смерті |
| Смерть внаслідок інфекційної хвороби | 24 години від видання карти смерті |
| Смерть за кордоном (громадянин Польщі) | Реєстрація в країні смерті згідно з місцевим законодавством |
Що відбувається після перевищення терміну? Реєстрація смерті все одно можлива — USC не відмовить у прийнятті повідомлення. Однак затримка може вимагати додаткових пояснень та ускладнити організацію похорону, оскільки цвинтарі та похоронні фірми вимагають витягу з акту про смерть.
Оплати
| Послуга | Вартість |
|---|---|
| Реєстрація смерті й перший скорочений витяг | 0 zł (безоплатно) |
| Додатковий скорочений витяг з акту про смерть | 22 zł |
| Повний витяг з акту про смерть (odpis zupełny) | 33 zł |
| Багатомовний витяг (для використання за кордоном) | 22 zł |
| Виправлення помилки в акті про смерть | 39 zł |
Скільки витягів потрібно? На практиці варто замовити щонайменше 3 скорочені витяги:
- Для ZUS — до заяви про похоронну допомогу.
- Для банку — для закриття або блокування рахунків померлого.
- Для суду / нотаріуса — для спадкової справи.
У разі більшої кількості установ (роботодавець, житловий кооператив, страхова компанія) варто замовити 4–5 витягів. Вартість додаткових витягів — це інвестиція, яка заощадить Вам додаткових візитів до управління.
Скорочений витяг та повний витяг
- Скорочений витяг (odpis skrócony, 22 zł) — містить найважливіші дані: імʼя та прізвище померлого, дату й місце смерті, дату народження, імена батьків. Достатній у більшості ситуацій (ZUS, банк, суд у спадковій справі).
- Повний витяг (odpis zupełny, 33 zł) — містить повний текст акту про смерть, зокрема всі додаткові записи й анотації. Потрібен рідше — переважно у судових справах або коли акт містив виправлення.
Багатомовний витяг з акту про смерть
Якщо витяг з акту про смерть потрібен для справ за кордоном (наприклад, страхування, спадщина в іншій країні), можна замовити багатомовний витяг відповідно до Віденської конвенції. Такий витяг не вимагає присяжного перекладу і визнається в країнах-учасницях конвенції (більшість європейських країн). Вартість: 22 zł.
Особливі ситуації — смерть за кордоном, ePUAP, помилки в документі
Не завжди процедура отримання акту про смерть проходить стандартно. У разі смерті за кордоном, необхідності замовити витяг через інтернет або виявлення помилки в документі — діють окремі правила. Нижче описуємо найважливіші ситуації.
Смерть за кордоном — як зареєструвати в Польщі
Якщо громадянин Польщі помер за кордоном, процедура є складнішою, але цілком здійсненною:
- Реєстрація в країні смерті — смерть має бути зареєстрована відповідно до місцевого законодавства. Родина або консулат Республіки Польща отримує іноземний акт про смерть.
- Легалізація документа — іноземний акт про смерть має бути засвідчений апостилем (apostille, якщо країна є учасницею Гаазької конвенції 1961 р.) або пройти консульську легалізацію.
- Присяжний переклад — документ має бути перекладений на польську мову присяжним перекладачем, внесеним до реєстру Міністра юстиції.
- Транскрипція до польського реєстру — родина подає заяву про транскрипцію (внесення) іноземного акту про смерть до польського реєстру цивільних актів. Заяву можна подати до будь-якого USC в Польщі або через консула.
Вартість транскрипції: 50 zł. Термін виконання: зазвичай до 7 робочих днів.
Консульська допомога: консулат Республіки Польща в країні смерті може допомогти з отриманням документів, координацією з місцевою владою та — якщо родина вирішить репатріювати тіло — з організацією транспортування.
Замовлення витягу з акту про смерть через ePUAP
Якщо реєстрація смерті вже відбулася, а Вам потрібен додатковий витяг, не обовʼязково особисто відвідувати USC. Витяг з акту про смерть можна замовити електронно:
- Увійти на платформу ePUAP (epuap.gov.pl) за допомогою Профілю довіри (Profil Zaufany).
- Знайти послугу «Wydanie odpisu aktu stanu cywilnego» (видання витягу з акту цивільного стану).
- Обрати вид витягу (скорочений, повний, багатомовний).
- Вказати дані померлого та USC, в якому зареєстровано акт.
- Обрати спосіб доставки: поштою на адресу проживання або до обраного USC (особисте отримання).
- Оплатити послугу (22 zł за скорочений витяг, 33 zł за повний).
Термін виконання: зазвичай 7–10 робочих днів. Це зручний варіант, коли Вам потрібні додаткові витяги через деякий час після реєстрації смерті.
Виправлення помилки в акті про смерть
Якщо в акті про смерть виявлено помилку (неправильне імʼя, прізвище, дата народження або дата смерті), її можна виправити:
- Очевидна помилка (друкарська помилка, переставлені цифри) — виправлення здійснює керівник USC за заявою родини. Вартість: 39 zł. Термін: зазвичай до 14 днів.
- Змістова помилка (неправильна дата смерті, зміна прізвища) — вимагає судового провадження. Заява до районного суду (sąd rejonowy) за місцезнаходженням USC, де складено акт.
Щоб уникнути необхідності виправлень, варто ретельно перевірити карту смерті від лікаря — помилки в карті перенесуться до акту про смерть.
Втрата акту про смерть — як отримати дублікат
Якщо витяг з акту про смерть загублено або пошкоджено, у будь-який момент можна замовити новий витяг. Акт про смерть зберігається в реєстрі цивільних актів безстроково. Новий витяг можна отримати:
- особисто в будь-якому USC в Польщі (не обовʼязково в тому, де акт було складено),
- електронно через ePUAP (як описано вище),
- поштою — надіславши заяву до USC, в якому акт зареєстровано.
Вартість: 22 zł (скорочений витяг) або 33 zł (повний витяг).
Роль похоронної фірми у формальностях
Багато похоронних фірм (zakłady pogrzebowe) у Польщі пропонують допомогу з отриманням акту про смерть як частину комплексної організації похорону. Похоронна фірма може:
- отримати карту смерті від лікаря або з лікарні,
- повідомити про смерть в USC від імені родини (на підставі уповноваження),
- отримати витяги з акту про смерть,
- залагодити формальності на цвинтарі.
Це зручний варіант, особливо коли родина переживає глибокий смуток і не має сил самостійно ходити по управліннях. Детальний посібник з організації похорону — від перших кроків до церемонії — Ви знайдете у статті «Організація похорону крок за кроком».
Часті питання
Яка різниця між картою смерті та актом про смерть?
Карта смерті (karta zgonu) — це медичний документ, виданий лікарем, який засвідчив смерть — він підтверджує факт та причину смерті. Акт про смерть (akt zgonu) — це офіційний документ, складений Управлінням цивільних актів (USC) на підставі карти смерті — він є офіційним записом у реєстрі цивільних актів і необхідний для організації похорону, спадкових та офіційних справ. Без карти смерті неможливо отримати акт про смерть; без акту про смерть неможливо розпочати жодних правових формальностей.
Скільки часу є на повідомлення про смерть?
Про смерть необхідно повідомити Управління цивільних актів (USC) протягом 3 днів від дати складання карти смерті. Якщо смерть настала внаслідок інфекційної хвороби, термін скорочується до 24 годин. Після перевищення терміну реєстрація все одно можлива, однак може вимагати додаткових пояснень. Варто не зволікати — акт про смерть потрібен для організації похорону.
Скільки коштує акт про смерть?
Перший скорочений витяг з акту про смерть (odpis skrócony), який видається безпосередньо при реєстрації, є безоплатним. Кожен наступний скорочений витяг коштує 22 zł, а повний витяг (odpis zupełny) — 33 zł. Багатомовний витяг (для використання за кордоном) — 22 zł. Варто одразу замовити щонайменше 3 витяги, оскільки вони знадобляться для заяви про похоронну допомогу до ZUS, у банку та суді у спадковій справі.
Чи можна отримати акт про смерть через інтернет?
Саму реєстрацію смерті неможливо провести повністю онлайн — вона вимагає особистого візиту до USC або повідомлення через уповноважений субʼєкт (наприклад, похоронну фірму). Натомість витяг з акту про смерть можна замовити електронно через платформу ePUAP (Профіль довіри — Profil Zaufany). Витяг буде надіслано поштою на адресу проживання або до обраного USC для особистого отримання. Термін виконання: 7–10 робочих днів.
Підсумок
- Карта смерті (karta zgonu, від лікаря) й акт про смерть (akt zgonu, з USC) — це два різні документи; карта є підставою для складання акту.
- Термін повідомлення про смерть: 3 дні від видання карти смерті (24 години при інфекційній хворобі).
- Куди повідомляти: Управління цивільних актів (USC) за місцем смерті (не проживання).
- Необхідні документи: карта смерті, dowód osobisty померлого, dowód osobisty особи, яка повідомляє.
- Перший скорочений витяг з акту про смерть є безоплатним; кожен наступний — 22 zł.
- Замовити щонайменше 3 витяги — знадобляться до ZUS, банку та суду в спадковій справі.
- Додаткові витяги можна замовити онлайн через ePUAP (Профіль довіри — Profil Zaufany).
- Смерть за кордоном: реєстрація в країні смерті, легалізація (апостиль), присяжний переклад, транскрипція у польському USC (50 zł).
- Похоронна фірма може допомогти з формальностями на підставі уповноваження.
- Dowód osobisty померлого затримується та анулюється — варто заздалегідь зробити ксерокопію.
- Інформація актуальна на березень 2026 р.
Корисні посилання
- Формальності після смерті — повний список документів — крок за кроком, які документи потрібно оформити після смерті близької людини
- Похоронна допомога ZUS 2026 — сума 7 000 zł, заява Z-12 — як отримати похоронну допомогу та які документи підготувати
- Організація похорону крок за кроком — повний посібник від повідомлення про смерть до церемонії
- Вартість похорону в Польщі 2026 — скільки коштує традиційний похорон і кремація в різних містах
- Горювання після втрати — етапи та підтримка — як справлятися з горюванням та де шукати допомогу
Поки Ви вирішуєте формальності — подумайте про цифровий меморіал
Між одним документом та іншим варто подумати про щось тривке. На Kinmory можна створити сторінку памʼяті з фотографіями та спогадами про близьку людину — в одному доступному місці, без часових обмежень.